Volume cetak bulanan adalah salah satu data terpenting sebelum memilih printer. Angka ini membantu menentukan kelas perangkat, kebutuhan consumable, kapasitas tray, dan potensi biaya operasional.

Gunakan data historis bila tersedia

Catat jumlah halaman dari meter printer, laporan perangkat, atau catatan pembelian consumable. Data beberapa bulan akan memberikan gambaran yang lebih baik daripada satu periode saja.

Jika belum ada data, buat estimasi

Hitung rata-rata halaman yang dicetak per pengguna per hari, kalikan dengan jumlah pengguna aktif dan hari kerja. Pisahkan kebutuhan warna dan monokrom bila keduanya digunakan.

Masukkan periode sibuk

Akhir bulan, audit, tender, proyek, atau event dapat meningkatkan volume cetak. Gunakan angka puncak sebagai pertimbangan kapasitas agar perangkat tidak terlalu kecil.

Bedakan print, copy, dan scan

Jumlah scan tidak menambah halaman cetak, sedangkan copy menghasilkan halaman fisik. Pisahkan aktivitas tersebut agar estimasi lebih akurat.

Gunakan volume untuk membandingkan printer

Bandingkan kebutuhan bulanan dengan recommended monthly volume dari perangkat yang dipertimbangkan. Hindari memilih printer yang harus terus bekerja mendekati batas maksimum desainnya.

Data volume cetak juga membantu saat meminta penawaran sewa printer agar jenis unit dan skema penggunaan dapat dibahas berdasarkan kebutuhan nyata.