Menentukan jumlah printer kantor tidak cukup dengan menghitung jumlah karyawan. Pola kerja, volume cetak, lokasi pengguna, jenis dokumen, dan kebutuhan scan atau copy ikut menentukan berapa perangkat yang benar-benar dibutuhkan.
Mulai dari jumlah pengguna aktif
Catat berapa orang yang benar-benar menggunakan printer dalam pekerjaan sehari-hari. Bedakan pengguna rutin dari pengguna sesekali agar kebutuhan tidak terlalu besar atau terlalu kecil.
Hitung volume cetak bulanan
Gunakan data historis bila tersedia. Jika belum ada, buat estimasi dari jumlah dokumen yang dicetak per hari lalu kalikan dengan jumlah hari kerja. Pisahkan cetak hitam putih dan warna karena kebutuhan perangkatnya dapat berbeda.
Petakan lokasi dan antrean kerja
Satu printer berkapasitas besar belum tentu efektif bila pengguna berada di beberapa lantai atau area kerja yang berjauhan. Waktu berjalan, antrean, dan akses ke perangkat juga memengaruhi produktivitas.
Periksa fungsi yang dibutuhkan
Kantor yang sering memindai dokumen banyak halaman dapat membutuhkan ADF. Tim yang sering mencetak dokumen dua sisi akan terbantu oleh auto duplex. Kebutuhan copy, koneksi jaringan, ukuran A3, atau pencetakan warna juga harus dicatat sejak awal.
Buat pembagian berdasarkan kelompok kerja
Kelompokkan kebutuhan per divisi atau area, misalnya administrasi, finance, operasional, dan manajemen. Cara ini lebih akurat daripada memakai rasio jumlah printer per karyawan secara kaku.
Sisakan kapasitas untuk periode sibuk
Kebutuhan cetak sering meningkat pada akhir bulan, audit, tender, proyek, atau event. Pilih kapasitas yang masih memiliki ruang untuk beban puncak tanpa berlebihan.
Gunakan data untuk menentukan jumlah printer
Setelah jumlah pengguna, volume, fungsi, dan lokasi dipetakan, tentukan apakah satu perangkat bersama cukup atau perlu beberapa printer pada titik berbeda. Untuk kebutuhan sementara atau saat pola pemakaian belum stabil, sewa printer dapat dipertimbangkan agar jumlah unit lebih fleksibel.
SuplierTekno menyediakan sewa printer harian, mingguan, dan bulanan. Diskusi kebutuhan sebaiknya dimulai dari data pemakaian agar pilihan perangkat lebih sesuai dengan pekerjaan kantor.