Biaya operasional printer kantor tidak berhenti pada harga toner atau tinta. Perusahaan perlu melihat seluruh biaya yang muncul selama perangkat digunakan agar anggaran printing lebih akurat.

1. Toner atau tinta

Consumable utama biasanya menjadi biaya rutin yang paling terlihat. Besarnya dipengaruhi volume cetak, jenis dokumen, pengaturan kualitas, dan pilihan printer.

2. Komponen berkala

Beberapa printer memiliki komponen yang perlu diganti secara berkala, misalnya drum, maintenance kit, atau bagian lain sesuai desain perangkat. Komponen ini sebaiknya dimasukkan ke perhitungan bila memang terpisah dari toner atau tinta.

3. Servis dan perbaikan

Printer yang digunakan setiap hari dapat membutuhkan pemeriksaan, pembersihan, atau perbaikan. Biaya teknisi dan suku cadang perlu dilihat bersama frekuensi penggunaan serta kondisi perangkat.

4. Downtime

Ketika printer tidak dapat digunakan, pekerjaan dapat tertunda atau dialihkan ke perangkat lain. Dampak waktu kerja ini sering tidak tercatat sebagai biaya, padahal dapat memengaruhi produktivitas.

5. Listrik

Konsumsi listrik per perangkat mungkin tidak selalu menjadi komponen terbesar, tetapi tetap relevan bila jumlah printer banyak atau perangkat aktif dalam waktu panjang.

6. Waktu administrasi dan pengadaan

Pemesanan consumable, pencatatan stok, koordinasi servis, dan pengelolaan vendor membutuhkan waktu staf. Semakin banyak perangkat dan jenis consumable, semakin besar beban administrasinya.

7. Kelebihan kapasitas atau kekurangan kapasitas

Printer yang terlalu besar untuk kebutuhan kantor dapat membuat investasi kurang efisien. Printer yang terlalu kecil dapat menimbulkan antrean, frekuensi penggantian consumable yang tinggi, atau downtime lebih sering.

Cara menghitung biaya operasional lebih realistis

Mulai dari volume cetak bulanan, lalu catat biaya consumable, komponen berkala, servis, listrik, serta dampak downtime. Perbandingan antarperangkat sebaiknya dilakukan untuk periode yang sama.

Untuk kebutuhan sementara atau ketika perusahaan ingin mengurangi beban kepemilikan aset, sewa printer dapat dipertimbangkan. Detail biaya yang termasuk dalam paket sewa tetap perlu dibaca dari penawaran dan kontrak. SuplierTekno menyediakan sewa printer harian, mingguan, dan bulanan sesuai kebutuhan yang dibahas terlebih dahulu.